Para aderir como cooperante à PORBASE - Base Nacional de Dados Bibliográficos, será necessário respeitar algumas regras e normas relativas à descrição bibliográfica e à representação de assuntos, tal como definido na Carta da Princípios da PORBASE:
• Formato e regras de descrição bibliográfica : O formato legível por computador definido na PORBASE é o UNIMARC, tanto para registos bibliográficos como de autoridade. A descrição bibliográfica segue as Regras Portuguesas de Catalogação (RPC, reimp. 1996), que por sua vez seguem a ISBD – International Standard Bibliographic Description e se baseiam nas AACR2 – Anglo-American Cataloguing Rules.
• Representação de assuntos : Para o acesso por assunto a norma comum adoptada é a CDU – Classificação Decimal Universal.
Por enquanto, só a utilização da CDU garante que a recuperação seja feita de forma uniforme em toda a base. Embora a pesquisa por assunto através de descritores, cabeçalhos ou palavras-chave seja também possível, deve ter-se em consideração o facto de o índice alfabético de assuntos não se encontrar ainda controlado de forma a garantir uma recuperação coerente e exaustiva da informação.
No âmbito do projecto CLIP, encontram-se disponíveis listas de terminologia para indexação nas áreas de Belas Artes, Agricultura, Ciências da Saúde, Ambiente e Questões Sociais, que deverão ser utilizadas pelas bibliotecas cooperantes que pretendam ter os descritores ou cabeçalhos de assunto dos seus registos integrados na PORBASE.
