Numa altura em que se dispõe de indicadores encorajadores relativamente à constituição da Base Nacional De Dados Bibliográficos - PORBASE, a Biblioteca Nacional de Portugal acha oportuno definir os parâmetros técnicos que deverão nortear as tarefas em cada uma das potenciais bibliotecas cooperantes. A definição destes parâmetros tem que ver, por um lado, com a estrutura organizativa que diariamente toma forma e, por outro lado, com o papel normalizador da Agência Bibliográfica Nacional. A ideia da Base Nacional De Dados Bibliográficos nasceu e consolidou-se a partir da necessidade de modernização da Biblioteca Nacional de Portugal. Sem dúvida uma ideia ousada, mas que as sucessivas adesões vieram legitimar e viabilizar.
A PORBASE constitui-se, pois, como Catálogo Colectivo das Bibliotecas Portuguesas, em linha, diariamente actualizado, e disponível para pesquisa por qualquer organismo nacional ou estrangeiro. É uma base de dados cooperativa, resultante da fusão dos catálogos das diversas bibliotecas que nela participam, não tem fins lucrativos e pretende garantir e disponibilizar o acesso à informação bibliográfica de uma forma eficaz e descentralizada.
A estrutura de cooperação na PORBASE acabará com certeza por ter uma complexidade que neste momento é impossível prever, pois trata-se de uma experiência única em Portugal. No entanto, a BN pensa desde já que a PORBASE deverá vir a combinar uma certa flexibilidade – isto é abertura à cooperação espontânea de cada biblioteca – com um certo rigor – isto é deverá ser solicitada a cada biblioteca desejosa de partilhar recursos a adesão a determinados princípios técnicos, tendo em vista garantir a compatibilidade.
Flexibilidade não é, pois, sinónimo de atitude expectante. Por uma razão ou por outra, cada biblioteca tirará as suas vantagens da participação na PORBASE. Não compete à Biblioteca Nacional limitar a participação de qualquer membro potencial; compete-lhe tão só garantir que essa participação será feita de acordo com certos padrões. Este rigor está, pois, intimamente relacionado com a função da BN como Agência Bibliográfica Nacional.
Ciente da responsabilidade assumida, a Biblioteca Nacional achou útil definir os critérios seguintes que são o garante da PORBASE:
1. Catalogação
As regras a aplicar são as Regras Portuguesas de Catalogação (1984), no que se refere à escolha e forma dos cabeçalhos. A descrição bibliográfica obedecerá sempre aos princípios consignados na ISBD, qualquer que seja o tipo de documento em causa.
O formato legível por computador, é o UNIMARC. A tradução integral de UNIMARC-Manual (1987), publicada pela Biblioteca Nacional em 1989, constitui a versão oficial portuguesa do formato, assim avalizada pelo IFLA UBCIM Programme. As normas específicas de implementação prática do formato na PORBASE – de acordo quer com a realidade catalográfica portuguesa, quer com as características dos programas a que formato se destina – são veiculadas no Manual de Operações UNIMARC (tradução abreviada de UNIMARC Handbook, publicada pela BN em 1986), nas respectivas actualizações e ainda noutros documentos de carácter técnico que, progressivamente, se venham a tornar necessários para a normalização da PORBASE, documentos a emanar pelo Órgão Coordenador.
A catalogação da bibliografia portuguesa corrente é da responsabilidade da BN e será feita no seu máximo pormenor. Excluem-se os analíticos de publicações em série e a catalogação minuciosa de certas espécies no âmbito do material não-livro, passíveis de tratamento menos pormenorizado. O mesmo é verdade para as chamadas espécies menores.
Em relação aos analíticos de periódicos portugueses, e dado que a BN apenas assegura a catalogação das publicações em série como tal, compete às bibliotecas cooperantes – já aliviadas da catalogação da bibliografia portuguesa corrente – a catalogação dos artigos julgados com interesse, segundo um mapa de distribuição da catalogação de analíticos, previamente acordado entre as mesmas para evitar duplicações e disponível a pedido.
Do mesmo modo, a catalogação da chamada literatura cinzenta dever ser assegurada pelas bibliotecas das respectivas instituições produtoras ou detentoras. Resultará este tipo de contribuição num enorme enriquecimento da PORBASE por parte das bibliotecas aderentes.
Em matéria de bibliografia estrangeira, onde não se colocam responsabilidades de controlo bibliográfico à Agência Nacional, a catalogação deverá ser abreviada por não se justificar uma descrição exaustiva de material cujos registos completos já existem em bases de dados dos respectivos países de origem. Pela mesma razão não são incluídos na PORBASE registos de analíticos de publicações periódicas estrangeiras salvo se forem de autores portugueses.
2. Acesso por Assunto
Todos os registos bibliográficos destinados a integrar a PORBASE deverão conter a(s) entrada(s) CDU necessária(s) à recuperação por assunto dos respectivos documentos. A utilização da CDU como linguagem comum de indexação permite a integração temática de todos os registos, possibilitando assim uma estratégia de pesquisa por assunto extensiva a toda a Base Nacional de Dados Bibliográficos. Os critérios de aplicação da Classificação Decimal Universal na PORBASE são os constantes na Informação Técnica n.º 2, de 1988.
A inclusão de outro tipo de entradas de assunto nos registos bibliográficos é opcional. No entanto, se ocorrerem, essas entradas de assunto deverão utilizar preferencialmente o vocabulário de indexação já validado no âmbito do Projecto CLIP – Compatibilização de Linguagens de Indexação em Português. Na sua falta, deverão as entradas de assunto ser formuladas de acordo com as regras definidas pela Comissão Coordenadora do CLIP e com as orientações específicas emanadas do grupo sectorial responsável pela área terminológica em causa o qual, a seu tempo, as validará . É objectivo fundamental do Projecto CLIP promover a consistência do índice alfabético de assuntos da PORBASE.
3. Entradas de Autoridade
As entradas de autoridade, no seu conjunto, constituem o ficheiro de autoridade o qual é instrumento indispensável a qualquer base de dados bibliográficos e assumirá, na gestão e controlo de qualidade da PORBASE enquanto catálogo colectivo, uma importância crucial.
O formato legível por computador para o registo de dados de autoridade é o UNIMARC/Autoridades. A tradução integral de UNIMARC/Authorities (1989) publicada pela BN é a versão oficial do formato autorizada pela IFLA. As normas específicas de implementação do formato na PORBASE serão veiculadas em Informações Técnicas complementares.
São directrizes gerais, no que respeita ao tipo de entradas no ficheiro de autoridade, respectivo conteúdo e organização dos elementos, as Normas Orientadoras para a Constituição de Ficheiros de Autoridade publicadas pela BN em 1987, que assumem função idêntica a Guidelines for Authority and Reference Entries (1984) da IFLA.
As regras para a selecção e determinação da forma dos cabeçalhos de autoridade para autor (pessoa e colectividade) e título uniforme, são as constantes nas Regras Portuguesas de Catalogação (1984) e noutros documentos normativos complementares elaborados no âmbito da PORBASE.
As regras gerais para o estabelecimento dos cabeçalhos de autoridade de assuntos serão as adoptadas para o efeito no âmbito do Projecto CLIP.
São da responsabilidade da BN as entradas de autoridade para autores e títulos uniformes relativas ao processamento da bibliografia nacional, por inerência da sua função de Agência Bibliográfica Nacional responsável pela catalogação da bibliografia portuguesa.
As entradas de autoridade necessárias ao processamento de todo o material não catalogado pela BN poderão, quer se trate de bibliografia estrangeira ou nacional, ser estabelecidas pelas bibliotecas cooperantes de acordo com as necessidades, reservando-se a BN, enquanto Órgão Coordenador, ao processamento de alterações que eventualmente se verifiquem necessárias para um efectivo controlo geral dos pontos de acesso.
A responsabilidade das entradas de autoridade de assunto será partilhada pelos diversos grupos de trabalho do CLIP, responsáveis pelo controlo de terminologia para indexação nas diferentes áreas temáticas.
Pela importância de que se reveste a função de controlo de autoridade na gestão de uma base cooperativa, é fundamental que as bibliotecas cooperantes não se limitem a contribuir para o ficheiro bibliográfico, mas assumam também uma participação activa na construção do ficheiro de autoridade.
Muito haveria ainda a acrescentar – definição de áreas temáticas, conversão retrospectiva, alfabetação – mas a Biblioteca Nacional considera serem os aspectos referidos os fundamentais a ponderar pelos participantes na PORBASE. Um sistema de cariz cooperativo só produzirá os efeitos positivos que dele se esperam quando for conseguido um certo nível de uniformização. Trata-se pois, de rentabilizar um equipamento comum e recursos humanos e materiais sabidamente escassos e dispersos. Sem descurar a qualidade e precisão da informação a armazenar, também nunca se deverão perder de vista os objectivos da criação da BASE NACIONAL DE DADOS BIBLIOGRÁFICOS e estes justificam, seguramente, as opções feitas.
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