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Sobre a PORBASE

Relatório de Actividades de Cooperação 2003 / 2005

 

1. Introdução
Correspondendo ao estipulado no Regulamento de Cooperação da PORBASE, este relatório tem como objectivo sintetizar as actividades de desenvolvimento da Base Nacional de Dados Bibliográficos – PORBASE relativas ao período 2003/2005, incluindo actividades conexas, com especial relevância para os resultados da cooperação ou informações relativas à comunidade de cooperantes.

Através deste Relatório procura-se proporcionar a todas as instituições que colaboram na Base Nacional de Dados Bibliográficos uma informação sobre os resultados alcançados, quer em aspectos correntes quer em projectos ou iniciativas pontuais, assim como dar uma panorâmica das dificuldades inerentes a essas actividades e dos aspectos ou questões actualmente mais em foco no âmbito da PORBASE.

2. Desenvolvimento geral do catálogo colectivo

2.1 Crescimento do catálogo colectivo
O nº de registos existentes na Base Nacional de Dados Bibliográficos – PORBASE cresceu, entre 2003 e 2005, da seguinte forma:

Ano Registos bibliográficos Registos de autoridade Registos de exemplar
2003 * 1 223 938 1 071 467 1 967 112
2004 * 1 300 642 1 103 490 2 159 211
2005 * 1 355 294 1 138 280 2 326 440
* Em 31 de Dezembro

Assim, no final de 2005 o número de registos bibliográficos existente na base era de 1 355 294, os registos de autoridade eram 1 138 280 e os registos de exemplar 2 326 440. A nível dos registos bibliográficos, observou-se um aumento de 131 134 registos entre o final de 2002 e o final de 2003, de 76 704 entre 2003 e 2004 e de 54 652 entre 2004 e 2005:

2.1.1 Processo de integração de registos das bibliotecas cooperantes

2.1.1.1 Integração de registos em atraso
Na sequência dos testes de integração realizados em 2002 sobre os registos trabalhados no ano anterior pela empresa JOSTIS (para resolução do atraso na integração de registos provenientes das bibliotecas cooperantes recebidos para carregamento em diferido desde 1999), em 2003 foram integrados ca52 000 registos.

2.1.1.2 Integração de novos registos
Em 2004 reiniciou-se a integração regular de registos das bibliotecas cooperantes, utilizando a aplicação MANGAS – Manipulação e Gestão de Metadados Descritivos e, em 2005, a plataforma de controlo de duplicados IRIS.Nestes dois últimos anos foram integrados na PORBASE, por esta via, 43 087 novos registos bibliográficos e 88 027 novas existências (registos de exemplar). Os novos registos foram integrados sem gerarem os respectivos registos de autoridade (quer dos responsáveis intelectuais quer da CDU), como forma de evitar a multiplicação de autoridades incorrectas na PORBASE e a consequente perda de consistência da mesma. Como forma de minorar este problema a nível da pesquisa e recuperação, foi colocada na página de pesquisa em índices alfabéticos do HIP a seguinte advertência: “ Se não encontrar o nome que pretende, recorra à Pesquisa simples e procure por 'palavra em autor' “. Permaneciam por tratar, no final de 2005, 357 528 registos, correspondentes às bases completas enviadas por algumas das bibliotecas cooperantes, que aguardam a disponibilização da ferramenta informática que permitirá comparar e actualizar os registos dos cooperantes, inclusive alterar cotas que entretanto tenham sido modificadas pelas bibliotecas.

2.1.2 Conversão Retrospectiva do Catálogo do Fundo Geral da Biblioteca Nacional
Neste âmbito, continuou-se entre 2003 e 2005 o trabalho de verificação dos registos convertidos pela empresa Jouve, com correcção de algumas situações que automaticamente não puderam ser resolvidas e ligação aos registos de autoridade. Deste trabalho resultou a correcção e validação de 78 886 registos bibliográficos e a criação de 17 680 novos registos de autoridade.

2.2 Conteúdos da Base Nacional de Dados Bibliográficos – PORBASE
A nível de conteúdos temáticos, as variações são pouco significativas em relação ao período 2000-2002. A área de Ciências Sociais continua a ser a de maior representatividade na base de dados (23%), seguida das áreas de Arte, Recriação e Desporto (19%), Geografia, Biografia e História (15%),), Línguas, Linguística e Literatura (13%), Ciências Aplicadas, Medicina e Tecnologia (11%), Generalidades (10%), Matemática e Ciências Naturais (4%), Filosofia e Psicologia (3%) e Religião e Teologia (2%):

Contudo, em relação a 2002 notou-se uma diminuição da representatividade das áreas de Ciências Sociais (que desceu de 25% para 23%), de Literatura e Linguística (de 18% para 13%), de Ciências Aplicadas, Medicina e Tecnologia (de 14% para 11%), de Religião e Teologia (que desceu de 4% para 2%), de Filosofia e Psicologia (de4% para 3%), de Matemática e Ciências Naturais (de 10% para 4%) e um aumento da representatividade das áreas de Geografia, Biografia e História (de 9% para 15%), Generalidades (de 8% para 10%) e de Arte e Desporto (que subiu de 8% para 19%).

Em relação à língua, continua a verificar-se a primazia da língua portuguesa (47,1%), embora com um ligeiro decréscimo percentual em relação a 2002 (52%), seguida da língua inglesa (22,2%), francesa (15,5%), espanhola (6,4%), alemã (3%), italiana (2,2%) e latina (1,8%). Todas as outras línguas correspondem a 1,8% do conteúdo da base de dados:

No que se refere ao país de publicação, o mais representado é Portugal (53,9%), seguido de França (11,7%), Estados Unidos (8,1%), Reino Unido (6,3%), Espanha (4,6%), Brasil (2,9%), e Suíça (1%); todos os outros países de publicação correspondem a 11,5% do conteúdo da base de dados:

 

Quanto ao tipo de material,o material textual corresponde a 96% e os outros tipos correspondem a 4% do conteúdo da base. Em relação a estes últimos (material não textual), a maior percentagem corresponde a material gráfico (58%), seguido das partituras musicais (17%), do material cartográfico (12%), do material de projecção e vídeo (6%), registos sonoros (4%), produtos de computador (2%) e multimédia (1%):

Quanto à data de publicação, a distribuição dos registos é a seguinte:

Em relação à origem dos registos (de exemplar), 51,7% são oriundos da Biblioteca Nacional e 48,3% das bibliotecas cooperantes:

2.5 Correcção / Normalização da Base Nacional de Dados Bibliográficos
Em 2003 foi dada sequência ao trabalho de normalização da PORBASE desenvolvido com a empresa Bookmarc. Após as fases preparatórias e de teste, iniciadas em 2002, procedeu-se à fase de execução, com acompanhamento permanente por parte da Divisão da PORBASE e da Divisão de Informática. Este trabalho correspondeu ao processamento de um total de 1 076 511 registos, dos quais foram corrigidos e/ou modificados 674 710.

2.6 Serviço de estatísticas sobre a PORBASE - Base Nacional de Dados Bibliográficos
Em 2003 foi disponibilizado o serviço de estatísticas sobre a PORBASE, acessível em: http://stats.porbase.org. O objectivo deste serviço é o de proporcionar, praticamente em tempo real, informação estatística sobre a base de dados, relevante não só para o órgão de gestão da Base Nacional de Dados Bibliográficos, mas também para os cooperantes, para os profissionais da Biblioteca Nacional e mesmo para os restantes utilizadores da PORBASE.

2.7 Acesso à PORBASE

2.7.1 Acesso por URN
Em 2003 foi disponibilizado o serviço URN –Acesso à PORBASE por Identificadores Unívocos, que permite aceder a registos bibliográficos e de autoridade por ISBN, ISSN, nº de depósito legal, nº de controlo na base, etc., sendo os resultados apresentados em vários esquemas de metadados (UNIMARC, Dublin Core, EAC) e em várias linguagens (XML, HTML, ISO 2709). O serviço é acedido através do endereço http://urn.porbase.org.

2.7.2 Acesso por Z39.50
Foi criado em 2003 o serviço de pesquisa em servidores Z39.50 distribuídos, acessível através do endereço http://zzz.porbase.org.

2.8 Ferramentas para o controlo de qualidade da PORBASE – Base Nacional de Dados Bibliográficos
Com o objectivo de promover a melhoria da qualidade da Base Nacional de Dados Bibliográficos foram desenvolvidos, entre 2003 e 2005, alguns instrumentos que permitem agilizar as tarefas de detecção de incorrecções nos registos bibliográficos, quer a montante da integração na base de dados, a nível da verificação dos registos recebidos das bibliotecas cooperantes e detecção de duplicados, quer a jusante, isto é, a nível da detecção de duplicados e verificação de incorrecções na aplicação do formato UNIMARC entre os registos já existentes na PORBASE.

As ferramentas informáticas desenvolvidas no âmbito deste trabalho, desenvolvido em colaboração com o INESC – ID, destinaram-se numa primeira fase à actividade de cooperação, com a criação da aplicação MANGAS – Manipulação e Gestão de Metadados Descritivose da plataforma de trabalho IRIS. A primeira, ao proceder à leitura, análise, correcção e filtragem de ficheiros em formato ISO 2709, permite uma avaliação das bases de dados dos cooperantes através da produção de relatórios de conteúdo (estatísticos) e de relatórios de erros (baseados na análise da correcta aplicação da estrutura do formato UNIMARC bibliográfico, ao nível de campos, subcampos, indicadores e dados codificados). A plataforma IRIS, por seu turno, permite a comparação dos lotes de registos validados pelo MANGAS com uma réplica da PORBASE, diariamente actualizada, permitindo separar os registos duplicados dos restantes, obter lotes de registos bibliográficos novos com o respectivo registo de exemplar e de registos de exemplar novos para bibliográficos já existentes na PORBASE, assim como detectar possíveis duplicados.

As vantagens da utilização destas ferramentas mostraram a viabilidade da sua aplicação aos registos da Biblioteca Nacional, como instrumento de controlo de qualidade a ser utilizado pelos próprios técnicos que processam os registos. Nesse sentido, iniciou-se em 2005 o desenvolvimento de uma nova plataforma (QualiCat), que a detecção de erros de aplicação da estrutura do formato Unimarc nos registos bibliográficos produzidos na Biblioteca Nacional, permitindo aos técnicos que catalogam a verificação dos registos produzidos e a correcção dos erros detectados, antes da passagem do documento a outra fase do processamento.

Iniciou-se neste período o desenvolvimento de duas outras aplicações, o ERPOR – Envio de Registos para a PORBASE, destinado a facilitar o envio de registos pelas bibliotecas cooperantes para integração na Base nacional de Dados Bibliográficos, e o SARA – Sistema de Actualização Automatizada de Registos na PORBASE, que visa permitir que algumas aplicações da PORBASE e da BND (Biblioteca Nacional Digital) actualizem directamente registos bibliográficos, de autoridade e de exemplar.

3. Desenvolvimento da comunidade de cooperantes
Entre 2003 e 2005 aderiram à PORBASE 11 novas instituições. No final de 2005 a comunidade dos cooperantes era composta por 163 bibliotecas, incluindo a Biblioteca Nacional.

Presentemente, a tipologia das bibliotecas cooperantes é a seguinte: bibliotecas universitárias - 57%; bibliotecas públicas - 11%; bibliotecas especializadas - 31%; e bibliotecas escolares - 1%:

4. Actividades de gestão da cooperação: aspectos organizacionais

4.1 Assembleia de Cooperantes
Durante o período 2003/2005 realizou-se uma Assembleia de Cooperantes, em Dezembro de 2003, com a participação de 20 instituições e para a qual se elaborou o Relatório das actividades de cooperação 2000/2002. Esta assembleia elegeu o Conselho Técnico para o biénio 2003/2004.

4.2 Conselho Técnico
Os representantes da comunidade de cooperantes no Conselho Técnico da PORBASE, eleitos em Dezembro de 2003 para o biénio 20030/2004, foram os seguintes:

• Alfredo de Sousa Magalhães Ramalho (Universidade Católica Portuguesa – Biblioteca Universitária João Paulo II)
• António Manuel Montenegro Carvalho de Azevedo (Universidade do Porto – Biblioteca da Faculdade de Engenharia do Porto)
• Maria Inês Durão de Carvalho Cordeiro (Fundação Calouste Gulbenkian – Biblioteca de Arte)
• Iuliana Filimon Barros Gonçalves (Universidade de Coimbra – Biblioteca Geral)
• Maria Natércia Vieira Vasconcelos Coimbra (Universidade de Coimbra – Centro de Documentação 25 de Abril)

O Conselho Técnico reuniu apenas uma vez, em 11 de Outubro de 2005, tendo como ponto principal da agenda o ponto da situação das actividades de cooperação na PORBASE – Base Nacional de Dados Bibliográficos.

4.3 Regulamento da cooperação em linha
Em 2003 foi elaborado e aprovado o regulamento da cooperação em linha na PORBASE – Base Nacional de Dados Bibliográficos.

4.4 Orientações Estratégicas para a PORBASE
Em 2003 foi aprovado pela Assembleia de Cooperantes o documento Orientações estratégicas para a PORBASE, elaborado pela Biblioteca Nacional e discutido no Conselho Técnico da PORBASE. Este documento estabelece as linhas gerais para o desenvolvimento futuro da Base Nacional de Dados Bibliográficos.

4.5 A Área de Cooperação da Divisão da PORBASE
A Área de Cooperação que, no final de 2002, tinha adstrito apenas um técnico superior, passou a contar, a partir de Setembro de 2003, com dois técnicos superiores.

4.6 Fórum tecnológico
Na sequência do plano estratégico para a PORBASE aprovado em 2003, iniciaram-se as actividades no âmbito do Fórum Tecnológico, com a participação das empresas que desenvolvem ou distribuem sistemas informáticos de gestão de bibliotecas. Após uma primeira reunião, que teve lugar nas instalações da Biblioteca Nacional, iniciaram-se os trabalhos com algumas empresas, tendentes a facilitar e tornar mais fluidos os processos de integração de registos produzidos nos sistemas por elas desenvolvidos. No final de 2005 iniciaram-se os testes ao utilitário de Envio de Registos para a PORBASE (ERPOR), em condições de utilização real, que compreenderam o envio de lotes de registos e de bases bibliográficas completas. Esta aplicação, em desenvolvimento na DSID - Direcção de Serviços de Inovação e Desenvolvimento da Biblioteca Nacional, é independente da solução de gestão de biblioteca utilizada pelo cooperante e visa a submissão automatizada de lotes de registos bibliográficos na plataforma de cooperação e integração na PORBASE, também em desenvolvimento.

5. Actividades de suporte e incentivo à cooperação

5.1 Produtos e recursos electrónicos

5.1.1 Bibliografia Nacional Portuguesa
A Bibliografia Nacional Portuguesa passou a ser publicada em linha desde o início de 2003, com uma média de 3 números/ano.

5.1.2 Directório das bibliotecas cooperantes
Durante 2003 foram recebidas e introduzidas numa base de dados as respostas ao questionário enviado às bibliotecas cooperantes em Dezembro de 2002. Continuaram a desenvolver-se os trabalhos de reformulação do directório de modo a torná-lo um instrumento interactivo e dinamizador da relação entre a BN e a comunidade cooperante; no último trimestre de 2005 foram atribuídas as todas as bibliotecas cooperantes as palavras-passe necessárias à actualização da informação feita directamente pelas próprias – de Outubro a Dezembro foram por elas efectuadas 86 alterações.

5.2 Distribuição de sistemas e produtos informáticos
Enquanto Centro Distribuidor Nacional do CDS/ISIS a Biblioteca Nacional tem mantido uma actividade regular, prestando o serviço sempre que solicitado. Entre 2003 e o final de 2005 foram atribuídas 24 licenças.

5.2.1 Porbase 5
Entre 2003 e 2005 saíram as versões 1.3B, 1.4 e 1.5 do sistema Porbase 5.

Quadro histórico da distribuição do PORBASE 5 (2000-2005)

PORBASE 5 Versão Data distribuição Módulos Incluídos
1.0 Julho/2000 CATWIN + PACWIN
1.1 Março/2001 CATWIN+PACWIN+PACWEB
1.2 Out./2001 CATWIN+PACWIN+PACWEB+USEWIN+ AQUWIN
1.3 Dez./2002 CATWIN+PACWIN+PACWEB+USEWIN+ AQUWIN
1.3 B Nov./2004 CATWIN+PACWIN+PACWEB+USEWIN+ AQUWIN + ADMIN + ESTAT + UNINSTALL
1.4 Nov./2004 CATWIN+PACWIN+PACWEB+USEWIN+ AQUWIN + ADMIN + ESTAT + UNINSTALL
1.5 Agosto/2005 CATWIN+ PACWIN + PACWEB + USEWIN + AQUWIN + KARDWIN + ADMIIN+ ESTATÍSTICAS + UNINSTALL

Entre 2003 e Dezembro de 2005 foram distribuídas 399 licenças por 398 utilizadores, totalizando estes, no final de 2005, 706. Dos utilizadores do sistema, 41 são cooperantes efectivos da PORBASE.

A formação específica em Porbase 5, incluída nos planos anuais de formação PORBASE, desenvolveu-se do seguinte modo, ente 2003 e 2005:

2003 2004 2005 Total
Nº Acções 8 21 16 45
Nº Participantes 117 108 57 282
Horas Formação 198 138 84 420

Do boletim Notícias Porbase 5 foram editados 3 números em 2003, 4 números em 2004 e 2 números em 2005.

5.3 Formação
A formação e apoio técnico são duas linhas de actuação fundamentais no contexto da PORBASE, pelo que, desde 1987, a Biblioteca Nacional desenvolve, com carácter regular, a actividade de formação, sobretudo nos domínios da normalização biblioteconómica, da automatização e da preservação e conservação. No período 2003-2005 foram realizadas, no total, 70 acções de formação, num total de 1 315 horas e abrangendo 1 002 formandos.

5.4 Listas de discussão
Em 2003 foram criadas as listas de discussão PORBASE, como forma de incentivar a troca de impressões e experiências entre os cooperantes e entre estes e o Órgão Coordenador.

6. Outras actividades no âmbito da cooperação

6.1 Serviço DiTeD – Dissertações e Teses Digitais
A Área de Cooperação da Divisão da PORBASE participou, entre 2003 e 2005, nos trabalhos referentes à implementação e desenvolvimento do serviço DiTeD – Dissertações e Teses Digitais: em 2004 foi feito um primeiro mapeamento DiTeD – UNIMARC para análise e teste e, durante o ano de 2005, foram realizados testes exaustivos ao serviço DiTeD nos aspectos referentes à pesquisa, visualização de resultados e aspecto das páginas web. Desses testes resultou um documento de 35 páginas fazendo o ponto de situação e especificando todas as correcções e alterações a implementar, hierarquizadas por prioridades. Foi igualmente feito o acompanhamento da reestruturação do sítio web. Desenvolveram-se ainda outras actividades correntes relativas ao DiTeD, nomeadamente: pedidos de autorização para disponibilização dos textos integrais das teses já referenciadas no serviço; organização das respostas recebidas; submissão/ registo das teses enviadas directamente; gestão da lista de discussão do DiTeD; validação de algumas das teses submetidas ao DiTeD.

Em relação à correcção de registos de teses na PORBASE, foram realizadas as seguintes actividades: definição dos critérios de extracção dos registos de teses da PORBASE, a utilizar quer na importação para o DiTeD, quer nas operações de correcção dos registos; definição das regras para correcção automática de registos de teses na PORBASE, a efectuar através da ferramenta SARA; paralelamente,acompanhamento das correcções em curso nos registos da PORBASE.

No início de 2004 (16 de Fevereiro), foi organizado um encontro com as bibliotecas universitárias, que contou com cerca de 60 participantes. Esta reunião teve a seguinte ordem de trabalhos:

1 - Apresentação geral da iniciativa DiTeD
- Objectivos, historial e momento actual
- Visão estratégica actual
- Formas de participação
- Ligação à PORBASE
- Ligação à iniciativa NDLTD
2 - Apresentação do sistema DiTeD desenvolvido pela BN
3 - Formas concretas de participação
4 - Discussão com os participantes
5 – Discussão de um programa de trabalho concreto

Nesta reunião fez-se uma primeira apresentação do projecto às bibliotecas universitárias, e ela permitiu, por um lado, que as bibliotecas apresentassem as suas dúvidas relativamente aos moldes concretos de funcionamento do projecto, por outro, que ficasse clara a importância, para o sucesso do mesmo, da definição e clarificação prévias de alguns aspectos referentes à articulação entre instituições.

6.2 Projecto PATRIMONIA
A criação de uma base de dados especializada em Livro Antigo, ligada à PORBASE, foi apresentada em 2003 e será um projecto de cooperação entre várias bibliotecas que possuem fundos de Livro Antigo, coordenado pela Biblioteca Nacional. O projecto terá início em 2006, com o apoio do POC, e inclui não só a descrição bibliográfica como também a digitalização das páginas de rosto e, em casos seleccionados, da obra integral.

7. Actividades de Promoção e divulgação da PORBASE

7.1 Sítio PORBASE
Entre 2003 e 2005 foi feita a manutenção do sítio http://www.porbase.org.

7.2 Porbase – Boletim da Base Nacional de Dados Bibliográficos .
Publicou-se em 2004 o 1º número da nova série do Porbase - Boletim da Base Nacional de Dados Bibliográficos. Em 2005 foram editados 3 números (Janeiro, Julho e Dezembro). O Boletim foi enviado aos cooperantes em suporte papel e encontra-se igualmente disponível no endereço http://purl.pt/733/1/.

7.3 Brochura PORBASE
Em 2004 compilou-se um conjunto de documentos que, ao longo da existência da PORBASE, foram sendo produzidos de forma avulsa e que, juntamente com alguns textos explicativos sobre a Base Nacional de Dados Bibliográficos e a actividade de cooperação, deram origem a uma brochura de divulgação destinada sobretudo aos cooperantes (efectivos e candidatos) da PORBASE.

7.4 Sessões de esclarecimento sobre acooperação
Em 2004 realizaram-se duas sessões de esclarecimento sobre os procedimentos de integração dos registos dos cooperantes. Estas sessões tiveram lugar em Lisboa, na Biblioteca Nacional e no Porto, na Biblioteca Pública Municipal.

7.5 Jornadas PORBASE
Realizaram-se, em 11 e 12 de Dezembro de 2003, as 9ªs Jornadas PORBASE, subordinadas ao tema Novos contextos para a cooperação. As Jornadas tiveram 216 participantes de 115 instituições, das quais 50 eram bibliotecas cooperantes . Na manhã do primeiro dia foram apresentadas as seguintes comunicações: A PORBASE e os novos contextos da cooperação (Fernanda Guedes de Campos, Maria Luísa santos e Rosa Maria Galvão – Biblioteca Nacional); A cooperação entre bibliotecas do ensino superior: passado, presente e perspectiva futura (Laura Oliva Correia Lemos - Serviços de Documentação da Universidade de Aveiro - e Clara Macedo - Universidade do Porto – GABUP – Gabinete de Apoio às Bibliotecas da Universidade do Porto); Projectos de normalização da PORBASE: relato de uma experiência (Maria do Carmo Santos e Maria Joaquina David - Biblioteca Nacional); Analíticos de publicações periódicas  científicas portuguesas: um projecto de cooperação no âmbito da PORBASE (Maria Margarida Lopes - Biblioteca Nacional). A tarde foi dedicada à Mesa Redonda Estado da Arte da Tecnologia, moderada por José Luís Borbinha (Biblioteca Nacional) e com a participação das empresas Novabase (representante do sistema Horizon), Datinfor (representante do sistema Aleph), Mind (representante do sistema Porbase 5) e Bookmarc (representante do Sirius), e à sessão Tecnologia de apoio à PORBASE: novos serviços e experiências, que contou com apresentações de José Luís Borbinha e Maria do Carmo Santos (Biblioteca Nacional), Nuno Freire e Hugo Manguinhas (INESC – ID). Na manhã do 2º dia realizou-se a Jornada sobre controlo de autoridade, com as seguintes comunicações: Controlo de autoridade: novos contextos e soluções (Fernanda Guedes de Campos - Biblioteca Nacional); UNIMARC/Autoridades: novos desenvolvimentos (Rosa Maria Galvão - Biblioteca Nacional); Ficheiro de autoridade e qualidade da indexação (Manuela Santos, Ana Cristina Almeida - Biblioteca Nacional); O controlo de autoridade na PORBASE: os autores portugueses do séc. XIX (Maria Albertina Melo e Teresa Sobral Cunha - Biblioteca Nacional).

Em 2004 reuniu-se todo o conteúdo das Jornadas num CD-ROM, que incluiu também uma primeira versão da ferramenta Mangas.

Divisão da PORBASE, Maio de 2006

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