1. Natureza do Projecto CLIP
O Projecto CLIP – Compatibilização de Linguagens de Indexação em Português - é um projecto cooperativo de concepção e gestão integrada de termos de indexação para aplicação pelas bibliotecas portuguesas participantes na PORBASE – Base Nacional de Dados Bibliográficos.
2. Objectivos
São objectivos do Projecto:
2.1. A uniformização e melhoramento das linguagens documentais utilizadas pelas várias bibliotecas para cada área temática e a compatibilização entre as mesmas, com vista à consistência das entradas de assunto na PORBASE.
2.2. O estabelecimento de mecanismos regulares de cooperação que, para além do objectivo atrás enunciado, proporcionem quer a aferição de critérios comuns relativos a quaisquer aspectos do processo de indexação, quer a consultadoria entre bibliotecas, relativamente a áreas específicas de conhecimento.
3. Participantes
3.1. Participam no Projecto, essencialmente, as bibliotecas dos estabelecimentos de ensino superior e a Biblioteca Nacional de Portugal.
3.2. Os coordenadores dos grupos sectoriais podem propor à Comissão Coordenadora a admissão de bibliotecas de instituições de outro tipo desde que se considere útil o seu contributo em qualquer das áreas temáticas definidas.
3.3. Cada biblioteca participa através de um seu representante superiormente autorizado pelo respectivo organismo.
4. Organização
Para maior eficiência no desenvolvimento dos trabalhos são definidos os seguintes níveis de organização dos representantes das bibliotecas participantes:
4.1. Grupos sectoriais por áreas temáticas, cada um reunindo representantes das bibliotecas que por inerência de conteúdo se relacionam com cada área temática, coordenados por um dos seus elementos, escolhido por eleição.
4.1.1. A eleição do coordenador de cada grupo sectorial deve ter lugar sempre que o respectivo coordenador manifeste a sua indisponibilidade para prosseguir funções, e quando no respectivo grupo seja deliberada, por maioria, a sua substituição.
4.2. Comissão Coordenadora, constituída pelos coordenadores de todos os grupos sectoriais e por representantes da Biblioteca Nacional.
4.3. Coordenador Geral e Subcoordenador Geral eleitos de entre os elementos da Comissão Coordenadora.
4.3.1. A eleição do Coordenador Geral e do Subcoordenador Geral é feita anualmente, após a aprovação do relatório anual do Projecto.
5. Atribuições
5.1. São atribuições dos grupos sectoriais:
a) Desenvolver os trabalhos conducentes ao controlo da terminologia própria de cada área temática;
b)
Facilitar mecanismos de apoio a outras bibliotecas que necessitem de informações nessas áreas para efeitos de indexação.
5.2. São atribuições do Coordenador de cada grupo sectorial:
a) Diligenciar para que estejam representadas no grupo as bibliotecas consideradas fundamentais na sua área;
b)
Prover ao bom funcionamento dos trabalhos do grupo;
c)
Prestar ao grupo apoio administrativo necessário;
d)
Estabelecer a ligação com a Comissão Coordenadora.
5.3. São atribuições da Comissão Coordenadora:
a) O planeamento e controlo geral do Projecto;
b)
A tomada de decisões, por maioria, sobre regras aplicáveis a todos os grupos sectoriais;
c)
A confirmação da admissão ao Projecto de novas bibliotecas participantes propostas por cada grupo sectorial;
d)
A gestão integrada dos resultados do trabalho dos vários grupos.
5.4. São atribuições do Coordenador Geral:
a) Dar apoio administrativo à Comissão Coordenadora;
b)
Agir em sua representação para os contactos com quaisquer instituições ou pessoas necessários à prossecução dos objectivos do Projecto.
5.5. O Subcoordenador Geral substitui o Coordenador Geral nas suas faltas ou impedimentos.
6. Funcionamento
6.1. Os grupos sectoriais reúnem-se por convocatória do seu coordenador com a frequência que seus os trabalhos determinarem.
6.2. A Comissão Coordenadora deve reunir-se ordinariamente de três em três meses e extraordinariamente sempre que o Coordenador Geral o julgar necessário.
7. Apoio administrativo e financeiro
7.1. A Comissão Coordenadora deve procurar, na medida do possível, obter de outras entidades apoio administrativo e financeiro, de forma a diminuir às bibliotecas os custos da sua participação no Projecto. Na medida em que tal não se verificar devem as bibliotecas suportar os custos da participação dos seus representantes nos trabalhos.
7.2. O Órgão Coordenador da PORBASE deve fornecer o apoio necessário à instalação da sede do Projecto.
8. Aplicação dos resultados
Os resultados definitivos dos trabalhos desenvolvidos no âmbito do Projecto CLIP devem ser aplicados nas rotinas de indexação de todas as bibliotecas participantes e devem ter a divulgação considerada necessária com vista à sua aplicação por outras bibliotecas que assim o desejem.
